Politique sur la vie privée

Les renseignements personnels sont ceux qui permettent de vous identifier, tels que vos nom et prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, numéro de carte de crédit, certificat médical, renseignements contenus dans votre curriculum vitae et opinion.

Nous recueillons des renseignements à divers niveaux. Certains sont des renseignements personnels, d’autres sont recueillis à des fins statistiques ou servent à améliorer l’expérience de navigation sur notre site Web (fichiers témoins).

Vous serez informé lorsque des renseignements personnels sont requis dans le cadre d’une transaction, la création d’un Profil VIA, d’un concours, d’un sondage, pour obtenir un autre service de VIA ou d’une candidature à un emploi chez nous. Seuls les renseignements demandés identifiés par un astérisque doivent être fournis, les autres ne sont pas obligatoires.

Ces renseignements sont principalement recueillis lorsque vous effectuez l'une des actions suivantes :

• En les fournissant de manière volontaire sur notre site Web ou à notre personnel, par exemple en créant un Profil VIA, en clavardant avec notre personnel, en achetant un billet de train en ligne, par téléphone ou à une billetterie ou en vous inscrivant à notre Infolettre;
• En répondant aux sondages qui vous sont adressés (qui peuvent être réalisés en notre nom par un tiers);
• En formulant des commentaires sur notre site Web, sur nos comptes de médias sociaux ou par courriel;
• En postulant pour un emploi chez VIA, que ce soit en ligne, par courriel ou par la poste;
• En parlant au téléphone avec nous: lorsqu’ils sont enregistrés, nous pouvons recueillir des informations sur les bandes sonores des appels de nos clients à nos bureaux de vente ou ceux effectués par nos représentants du service à la clientèle. Ces bandes sonores servent à des fins d’évaluation du rendement, de formation et d’assurance de la qualité;
• En visitant notre site Web, en interagissant avec les courriels et les publicités en ligne de VIA : nous pouvons recueillir des informations par des moyens automatisés, en utilisant des technologies telles que les fichiers témoins, les étiquettes pixel (ou « pixel tags »), les outils d'analyse de navigateur, les journaux de serveur et les balises web. (Pour plus d'information, veuillez consulter notre Politique sur les fichiers témoins);
• Par les vidéos de surveillance que nous utilisons comme mesure de sécurité sur nos propriétés (trains, bureaux, gares, chemins de fer, centres de maintenances etc.) pour assurer la sécurité de nos passagers et personnel sur ces propriétés ainsi que pour sécuriser nos biens et nos infrastructures.

Par ailleurs, si vous faites une demande pour des besoins spécifiques; assistance à bord, un repas adapté ou un mineur non accompagné, par exemple, nous recueillerons des renseignements personnels jugés sensibles mais nécessaires pour répondre à votre demande. Ces renseignements peuvent comprendre des renseignements médicaux (votre état de santé physique et mentale) et vos croyances religieuses et vous en serez averti au moment de leur collecte. Ces renseignements personnels sensibles ne seront collectés et utilisés qu’afin de donner suite à vos demandes pour besoins spéciaux et d’exécuter pleinement nos obligations.

Finalement, de temps à autre d’autres renseignements personnels peuvent être requis par toute autorité gouvernementale dont Transports Canada en vertu de la Loi sur la sécurité ferroviaire ou toute loi et réglementation applicable afin de vous permettre de voyager à bord de nos trains ou d’avoir accès à nos infrastructures. Ces renseignements peuvent comprendre des renseignements d’identification, médicaux et concernant vos croyances religieuses.

Si vous achetez un billet pour une autre personne y compris un membre de votre famille, un ami ou un collègue, nous considérons que vous avez obtenu le consentement et l’autorisation de cette personne pour nous fournir les renseignements personnels de cette personne requis pour effectuer l’achat de son billet. Si vous fournissez l’adresse courriel de cette personne, cette dernière recevra sa carte d’embarquement incluant le numéro de votre réservation. Cette personne pourra avec son nom complet et le numéro de réservation consulter la réservation (y compris les informations sur les autres passagers figurant dans cette même réservation) et y apporter des changements. Si vous ne voulez pas que cette personne puisse obtenir des renseignements sur vous ou apporter des modifications à votre réservation, vous devriez ne pas nous fournir son adresse courriel.

Si une autre personne, y compris un membre de votre famille, un ami ou un collègue tente d’acheter un billet en votre nom, elle doit fournir les mêmes renseignements personnels que vous-même fourniriez normalement afin d’effectuer votre réservation.

Nous considérons que cette personne a votre consentement et votre autorisation de nous fournir vos renseignements personnels aux fins pertinentes décrites dans la présente Politique, sauf indication contraire.

Nous tenons à vous informer que si une personne possède, pour quelque raison que ce soit, votre nom complet ainsi que votre numéro de réservation et qu’elle communique avec nous et demande des renseignements sur votre réservation ou souhaite y apporter des changements, nous divulguerons vos données de réservation et nous permettrons à cette personne d’apporter les modifications voulues, car nous considérerons que vous lui avez donné l’autorisation de le faire. Si vous ne voulez pas qu’un tiers puisse obtenir des renseignements sur vous ou apporter des modifications à votre réservation, vous devriez éviter de lui donner votre numéro de réservation.

Si vous avez acheté un de nos produits et services par l’intermédiaire d’une agence de voyage ou un tour-opérateur, nous considérons que vous avez consenti à ce que cet intermédiaire nous fournisse les renseignements personnels nécessaires à la transaction.

Afin d’offrir les services appropriés à un mineur non accompagné, nous recueillons des renseignements personnels relatifs à ce mineur. Entre autres, lors de la demande de transport (VIA 85-K5909), nous pourrions demander une lettre d’un médecin si l’enfant souffre d’allergies sévères. Par ailleurs, pour des fins de sécurité et d’identification du mineur non accompagné, la date de naissance est dans tous les cas requise ainsi que le nom, adresse et numéro de la personne autorisée venant chercher le mineur à la gare d’arrivée. Nous considérons que vous avez l’autorité nécessaire pour nous fournir ses renseignements personnels et le consentement de toute personne autorisée figurant dans la demande afin de nous permettre l’utilisation des renseignements personnels.

Tout comme les renseignements personnels provenant d'autres passagers, les renseignements des mineurs sont protégés par la Loi. En vertu de la Loi, un parent ou un tuteur peut demander d'avoir accès aux renseignements personnels d'un mineur, au nom de ce dernier et peut demander la correction des renseignements s'ils sont erronés ou incomplets, ou d’exiger le retrait de ces renseignements ainsi que retirer tout consentement du mineur à recevoir des messages électroniques commerciaux. D’ailleurs, le courriel du mineur n’est pas une information obligatoire.

À noter que tout achat effectué pour un enfant mineur est présumé être fait par une personne détenant l’autorité, la capacité et l’autorisation appropriée de le faire. Que d’ailleurs, puisque nous ne collectons pas la date de naissance de nos passagers, nous n’avons aucun moyen de savoir qu’une réservation, un Profil VIA se rapporte à un mineur ou non (à moins d’utilisation de tarifs spéciaux ou service de mineur non accompagnés).

Nous utilisons les renseignements que vous fournissez ou créez afin de communiquer avec vous, vous fournir les services demandés, vous identifier à des fins de sécurité, améliorer nos services, élaborer de nouvelles offres et permettre à nos représentants du service à la clientèle d'améliorer votre expérience client. Nous les utilisons aussi pour traiter les questions relevant du service à la clientèle, par exemple les réservations de voyage ou les questions que vous vous posez à ce sujet. Ils nous permettent également de contrôler et maintenir la qualité de nos services, par exemple pour le suivi ou l’enregistrement de conversations téléphoniques avec nos représentants aux fins d’assurance de la qualité.

Certains renseignements personnels sont requis lorsque vous achetez des billets de train, communiquez avec notre service à la clientèle, participez à des sondages ou concours, créez un Profil VIA, ou postulez à une offre d’emploi chez nous. Les numéros de carte de crédit sont utilisés exclusivement pour le traitement des paiements et pour aucune autre fin.

Nous menons à l’occasion des études de recherche pour mieux comprendre les expériences de nos clients en vue d'améliorer continuellement nos produits et services. Pour les participants aux études de recherche : les renseignements personnels que vous acceptez de partager peuvent être liés à votre Profil VIA pour nous permettre de vous offrir des services et des produits adaptés à vos préférences et besoins.

Dans certains cas, les informations que nous recueillons ne sont utilisées que de manière non-identifiable. Par exemple, nous utilisons les renseignements que nous recueillons sur tous les visiteurs du site Web pour l’optimiser et comprendre ses modèles de trafic. Dans d'autres cas, nous pouvons utiliser les renseignements d'une manière identifiable. Par exemple, nous pouvons vous authentifier ou authentifier votre appareil, fournir un contenu personnalisé ou utiliser les renseignements à des fins d'analyse, de détection des fraudes et de sécurité. Nous pouvons également utiliser les renseignements pour du ciblage publicitaire en ligne et afficher sur d'autres sites Web et sur les médias sociaux des publicités axées sur vos intérêts. Pour permettre la diffusion de ces publicités, nous utilisons notamment un procédé de hachage de votre adresse électronique pour convertir cette dernière en un identifiant unique. Les plateformes de médias sociaux utilisent un processus de conversion similaire. Cela permet de faire correspondre des informations sans aucun échange de données qui vous rendrait identifiable à elles-seules. Les plateformes peuvent tirer des informations au sujet des personnes qui répondent aux publicités de VIA. (Pour plus d'information, veuillez consulter notre Politique sur les fichiers témoins).

Finalement, nous pouvons aussi utiliser vos renseignements personnels pour nous conformer à une obligation légale ou remplir d’autres fins auxquelles vous pouvez consentir, ou comme le permet ou l’exige toute loi applicable.

Les renseignements personnels peuvent être conservés en copie papier ou sous format électronique. Leur protection est assurée au moyen de la mise en place de mesures physiques, organisationnelles, et de sécurité adaptées à la nature de chaque renseignement. L'accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin pour fournir les services offerts par VIA. En ce qui concerne les transactions par cartes de crédit, nous nous conformons aux normes PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) qui assurent la protection des renseignements personnels reliés aux cartes de crédit.

Nous utilisons, entre autres, des moyens contractuels pour garantir que vos renseignements personnels bénéficient d'une protection conforme aux exigences légales en matière de protection de la vie privée chaque fois que nous avons recours à un sous-traitant pour effectuer des services en notre nom.

Pour garantir la confidentialité de vos informations de connexion ou de vos références, vous ne devez pas partager vos références de connexion. Lorsque vous réservez un voyage, vous recevez un numéro de confirmation pour la réservation. Votre numéro de confirmation pour la réservation ne devrait pas être partagé car il permet l’accès à votre itinéraire de voyage à d'autres personnes.

Nous ne partageons les renseignements personnels avec des tiers que conformément à la présente Politique. Nous pouvons fournir des renseignements personnels à des sous-traitants et à des consultants (lesquels sont assujettis aux exigences relatives à la protection des renseignements personnels par le biais de leur contrat avec nous) uniquement dans le cadre de nos activités exigeant leur utilisation et aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis.

À l’occasion, nous pouvons transmettre vos renseignements personnels à des partenaires commerciaux tiers, comme des agences de voyages ou tour-opérateurs avec qui vous avez procédé à l’achat de nos produits et services.

Il en est de même pour les services de transports alternatifs pour lesquels vous avez fait une réservation par le biais de notre site Web, notre personnel dans les gares ou notre Service à la clientèle.

Nous pouvons transférer des renseignements personnels à l'extérieur du Canada à des fins de traitement pour les finalités énoncées dans la présente Politique.

Nous ne divulguerons jamais, sans votre consentement, vos renseignements personnels à des tiers à des fins autres que celles pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que nous soyons obligés de le faire en vertu de la loi ou par ordre d’un tribunal. De plus, en vertu de la Loi, nous avons l’obligation d’informer par écrit le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada avant toute divulgation ou utilisation de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ces renseignements ont été obtenus.

Finalement, afin de remplir nos obligations légales à titre de société ferroviaire, nous sommes tenus de nous conformer à la Loi sur la sécurité ferroviaire, pouvant nous obliger à donner accès aux autorités gouvernementales, dont Transports Canada, aux renseignements sur nos passagers. Par conséquent, vos renseignements personnels et vos préparatifs de voyage peuvent être communiqués aux autorités gouvernementales pour se conformer aux exigences en vigueur et assurer la sécurité de nos clients, passagers et employés.

Nous conservons les renseignements personnels aux fins énoncées dans la présente Politique aussi longtemps que la loi l'exige ou pendant une période raisonnable en l'absence d'exigences législatives. À la fin de la période de conservation, les renseignements personnels seront ensuite détruits de façon sécuritaire.

En tant qu’entité commerciale, nous transmettons des messages électroniques commerciaux dans le cadre de nos stratégies marketing et de notre service à la clientèle.

Lors de la création de votre Profil VIA ou de votre inscription à notre Infolettre, vous pouvez expressément consentir à être ajouté ou non à notre liste de courriels qui sera utilisée pour vous faire parvenir des offres et des promotions.

À moins d’avoir retiré tout consentement ou d’avoir refusé expressément de faire partie de notre liste de courriels, dès que vous achetez un produit, réservez votre voyage ou voyagez avec nous vous (ou tout autre passager si vous réservez un billet pour un autre passager et que vous nous fournissez son adresse courriel) consentez implicitement à être ajouté à notre liste de courriels.

Si vous ne désirez pas recevoir de messages électroniques commerciaux de notre part, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en mettant à jour votre Profil VIA ou en suivant les instructions sur la façon de se désabonner contenues dans tous les courriels que nous vous envoyons. Si vous changez d’avis ultérieurement, il est tout aussi simple de vous réabonner.

Veuillez noter que les courriels opérationnels ne sont pas des messages électroniques commerciaux puisqu’ils contiennent des informations pertinentes qui doivent vous être communiquées, y compris notamment les courriels contenant de l’information sur des achats ou transactions effectués, des changements apportés au programme VIA Préférence, ou sur un de vos voyages (par exemple, des retards opérationnels). Par conséquent, nous continuerons de vous envoyer de tels messages, lorsqu’approprié.

Notre site Web peut contenir des liens menant à d’autres sites Web, externes à VIA. En cliquant sur ces liens, vous serez automatiquement dirigés vers ces sites. Nous vous invitons à lire les politiques de protection des renseignements personnels de ces sites, car elles peuvent être différentes de notre Politique. Nous ne pouvons en aucun cas être tenue responsable du contenu affiché sur les autres sites ou des inconvénients qui pourraient découler de la navigation sur ces sites.

Conformément à la Loi, vous avez le droit de demander l’accès à tous les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, et vous avez aussi le droit de demander la correction des renseignements s'ils sont erronés ou incomplets, ou d’exiger la suppression de ces renseignements.

Veuillez-vous référer ici pour plus d'informations et pour savoir comment faire une demande.

Vous êtes tenu de fournir des renseignements personnels exacts et de veiller à ce qu'ils soient à jour. Si vous avez un Profil VIA vous pouvez mettre à jour vos informations en ouvrant une session sur viarail.ca.

Notre Politique peut être modifiée sans préavis de temps à autre, notamment afin de tenir compte de l’évolution de nos activités ains que des développements technologiques, légaux et règlementaires. Toute modification entrera en vigueur dès sa publication sur notre site Web. Nous vous conseillons donc de consulter périodiquement cette page. Si nous apportons des modifications importantes à la Politique, nous publierons un avis sur notre site Web. En utilisant notre site Web, nos produits ou nos services après la publication de la version modifiée de la Politique, vous serez réputés comme acceptant toutes modifications apportées à la Politique.

Nous vous invitons à communiquer avec nous pour toute question ou suggestion relativement à la présente Politique de la manière suivante:

Par courriel à : AIPRP@viarail.ca
ou
Par la poste:

Bureau de l’Accès à l’Information et Protection des Renseignements Personnels (AIPRP)
VIA Rail Canada inc.
3, Place Ville Marie, bureau 500
Montréal (Québec) H3B 2C9